Jeg må (kanskje dessverre) innrømme at jeg sjekker Facebook ofte. Litt for ofte vil nok mange si. Jeg sjekker Facebook oftere enn jeg sjekker nettaviser. Dette er kanskje ikke helt bra. Eller er det det? En ting er iallefall sikkert. Jeg er ikke alene om dette. Facebook og Twitter er ikke langt unna. Det ligger i lomma til enhver tid. Og det er mye der. Altså…ikke i lomma. Men på telefonen. Mye informasjon. Og ikke bare det. Det er dialog. Ikke bare med «vennene» mine. Men det er dialog med de som styrer landet også. Jens Stoltenberg… Jeg «liker» Jens Stoltenberg. Det siste som ble kommunisert fra Stoltenberg på Facebook og Twitter er en oppfordring om å ta imot bøssebærerne. Det er 10 dager siden. Før det hadde han lagt ut et bilde hvor Stoltenberg og Giske poserer foran et skilt hvor det står «Giske.» Morsomt.

Politisk satire på sitt beste

Statsministeren forkynner om viktigheten av engasjement på sosiale medier, og har mange gode argumenter for aktiv bruk i den nye tidsalderen vi går inn i. Han har forstått viktigheten. Men jeg savner fortsatt at den driftige bruken av forsiktighetsprinsippet reduseres. Det hadde ikke gjort noe å formidlet budskapet med Arbeiderpartiets politikk i større grad. Å utnytte mediet ytterligere for å skape interesse om politikken står fortsatt ikke nok i fokus. Stoltenberg er ikke alene om dette. Men noen er dyktigere. Det skal sies. Siv Jensens profil eller «side,» formidler mer eller mindre daglig budskap fra Frp’s politikk. Dette skaper engasjement og debatt. Noe som er grobunn for valgdeltakelse. Det gjelder å forstå at makten ligger hos folket i større grad nå, enn tidligere på grunn av sosiale medier. Man må nå menneskene og publikum på de arenaene du treffer dem. Det er for øyeblikket i aller høyeste grad på Facebook. Riktig nok er det morsomt med bilder i ny og ned som bryter opp den politiske hverdagen, men samtidig må man levere noe til folket. Det holder ikke med gratulasjoner til idrettsprestasjoner og «lykke til.»

Sosiale medier er en arena for massene, fremover. Det er nok for tiden det sterkeste mediet vi har. Iallefall potensielt. Etter hvert vil majoriteten av publikum forstå det. Foreløpig er vi fortsatt i startgropen. Et medium som kommuniserer direkte med publikum uten at budskapet er redigert og framstilt etter  en reporters skjønn, er ufattelig sterkt. Det gjelder å utnytte nettopp dette. På den måten vil vi få økt engasjement, samtidig som hver enkelt medborger vil ha et mye bedre beslutningsgrunnlag for sitt valg. Det blir enklere å se politikerne i kortene og mennesker blir hørt på en annen måte, gjennom dialog. Det er publikum som bestemmer hva som skal stå på dagsordenen og hva politisk fokus skal være. Ikke de store, tabloide mediene i like stor grad. Det er en retning vi går, og en retning vi bør gå. Men gi borgerne noe. Følg Siv Jensens eksempel. Kom med et budskap. Ha fokus på hva som er viktig for det politiske stå stedet. Ikke over-øs oss med gratulasjoner og fiffige bilder. Gi oss grunnlag for engasjement, dialog og ikke minst… et valg.

Hvor kritisk skal man være til seg selv, før man publiserer informasjon på sosiale medier? Kommer det helt an på din rolle? Og hva er din rolle? En leder for en virksomhet, offentlig eller ikke, bør selvfølgelig være mer kritisk enn andre. Men hva med alle de andre? Er en konsulent på NAV avhengig av å være kritisk til sine egne meninger? Bør vedkommende tenke at han representerer NAV i sitt private liv? Helt klart. Om vedkommende ordlegger seg negativt på et generaliserende plan om folk uten arbeid, kan og bør dette få konsekvenser. Men hva om vedkommende ikke har fått opplæring i å håndtere sosiale medier? Bør det likevel få konsekvenser? Vi er i et grenseland for tiden. Svært mange bedrifter har enda ikke satt igang opplæring i bruk av sosiale medier. Dette er noe alle bedrifter, ikke minst i offentlig sektor, bør ta innover seg. Vi har sett svært mange eksempler på at mennesker som uttaler seg i sosiale medier, blir knyttet til deres profesjonelle stilling. Det får ofte uheldige konsekvenser. Ikke alle er like bevisste. Det er fordi vi fortsatt er i startgropen av en ny delingskultur. I kjølvannet av svært mange positive effekter som delingskulturen skaper, finner vi de negative følgene som kommer av at enkeltpersoner ikke er klar over hvor stor makt et slikt medium har. Det du kommenterer på et sosialt medium, kunne du like gjerne skrevet i avisen eller sagt på TV. Iallefall i ytterste konsekvens. Et ordtak sier at det er lurt på tenke seg om to ganger før man sier noe. Kanskje bør man tenke seg om tre ganger før man publiserer noe?  Å være bevisst på at det man kommuniserer for alles skue på Facebook, faktisk blir stående, er ikke alltid like enkelt. Det krever faktisk en læringsprosess. Iallefall for mange. Inkludert undertegnede.

Samtidig skal vi ikke legge bånd på alle mennesker. Vi må ha åpenhet for forskjellige meninger, og kanskje respektere at alle ikke er like politiske korrekte. Gode  ideer og tanker har ikke bestandig sitt utspring fra et politisk korrekt utgangspunkt. På mange måter kan man beskrive det som skjer på Facebook for small-talk. I slike former er det vanskelig å holde en god flyt, om hver setning skal være gjennomtenkt opp og i mente. Dog må man være bevisst på at man ikke driver med en-til-en kommunikasjon. Det er svært mange tilhørere. Spesielt må man tenke på dette knyttet til sensitiv informasjon.

Skillet mellom den private personen og den profesjonelle er ikke like tydelig lenger. Men kanskje er det med på å sørge for at de riktige personene er på de rette plassene. Eller kanskje enda viktigere. At de personene som ikke bør være der, ikke er der.

Det var vår. Våren 2012. Jeg var ute å gikk en liten tur i lunsj-pausen  med en kollega. Det trengs av og til nå man jobber inne foran skjermen hver eneste dag. Få litt luft. En liten pause bare. Praten gikk frem og tilbake om løst og fast. Om hva som hadde skjedd i helga. Om arbeidsdagen. Om at det begynte å bli varmere i været. Noe vi begge var enige om var positivt. Spesielt med tanke på at turen gikk langs Marinen og Nidelva. Boblejakker og toppluer var ikke lenger generell bekledning på de sol-tørste trønderne som lå å sugde til seg sårt tiltrengte solstråler som endelig brøt seg gjennom skylaget over Trønderhovedstaden. Min kollega, la oss kalle ham Roy-Kåre, kommenterte utsikten. Den var helt grei. Jeg var enig. Den blir bedre og bedre jo varmere det blir.

Marinen i Trondheim kommune. Bilde fra http://www.trondheim.com.

Omsider ble vi ferdige med å kommentere utsikten, og samtalen dreide mer over på arbeidsrelaterte problemstillinger. Arbeidsprosesser mer spesifikt. «Jeg mener at mye kan effektiviseres ved hjelp av sosiale medier,» sa jeg. Det ble stille i noen sekunder. «Roy-Kåre» er ikke en mann av få ord, derfor stusset jeg noe over denne plutselige stillheten. Roy-Kåre er en kar i slutten av 40-årene, som alltid har en kommentar på lager. Han er ikke spesielt sneversynt og er åpen for nye og innovative løsninger. Såfremt de fungerer. Men her ble det altså stille. Men som forventet ikke alt for lenge. «Du, Lars…» spurte han noe forutinntatt. «Sosiale medier er jo bare tull og fjas… jeg skjønner ikke poenget?» Det var noe i det han sa. Ikke at det var riktig. Men for ham var det riktig. Og for mange er det slik. Han hadde tatt et bevisst valg. Han ville ikke ta del i dette, for det var bare tull og fjas. Bare sladder og søppel. Jeg forsøkte å si: «Men når så mange er tilstede på en arena, så må det jo være viktig. Et nettverk med så mange mennesker tilstede… Hva med nettverkseffekter? Hva med increasing returns? Er det ikke da et potensiale som bør og kan utnyttes? En ny måte å kommunisere til et publikum og få umiddelbar respons?» Vi snakket ikke samme språk. For ham var sosiale medier for 16-åringer som ønsket å sladre om uviktige ting.

Vi snakket ikke mer om dette. Nå skal det sies, at mannen ikke er en som lett lar seg overbevise. Dette visste jeg fra før. Så jeg så ikke poenget med å forsøke ytterligere heller. På mange måter representere Roy-Kåre en etablert kultur i organisasjonen. Det er vanskelig å forandre kultur. Det er ofte det som styrer mye av strukturen i en organisasjon. Å forandre struktur uten at kulturen er med, er i beste fall svært problematisk. Selv om det er komplisert å forandre kultur, er det trolig første steget for å forandre den strukturelle måten å kommunisere på. Men hvordan gjør man dette? Hvordan starter man?

Våren gikk og sommeren gikk, og plutselig en dag kom Roy-Kåre bort til meg å sa: «Du Lars… De sosiale mediene funker ganske bra når man skal kommunisere med en gruppe mennesker…»  Jeg måtte le, og spurte undrende om hvordan han hadde kommet til den konklusjonen? Roy-Kåre er fotballtrener. Ja, nettopp! For 16-år gamle jenter… Han hadde blitt overtalt av jentene på fotballaget til å benytte Facebook for å sende ut informasjon knyttet til fotballaget. Tidspunkt for treninger, hvordan samkjøre til kamper, når er det dugnad, informasjon til foreldre osv. I tillegg fik han respons fra jentene om hvem som kunne stille på kamp og trening, hvem som kunne kjøre o.l. Fantastisk! 16-åringene hadde klart det jeg ikke klarte. Å overbevise en allerede overbevist kar i slutten av 40-årene, om at sosiale medier var veien å gå. Roy-Kåre er nå av den forståelse at Facebook og Yammer er et svært nyttig kommunikasjonmiddel med uante muligheter og stort potensiale.

Hva kan vil lære av denne «kultur-endringen?» Er det en gjeng 16-årige jenter som må dra rundt i organisasjoner for å overbevise middelaldrende kultur-satte ansatte om at Facebook og sosiale medier er bra? Kanskje. Jeg tror at for at vi skal få en kulturendring blant de som er negativt innstilt til sosiale medier, må man la folk se resultatet av denne måten å kommunisere på selv. Det holder ikke å legge skylden på kompetanse. I en moderne organisasjon er man stadig vekk avhengig av å tilegne seg kompetanse innenfor nye IT-systemer. Sammenlignet med de fleste IT-systemer i offentlig sektor, er brukergrensesnittet innenfor sosiale medier svært lavt og krever minimal opplæring. Jeg tror heller ikke at det kan være valgfritt om man skal benytte sosiale medier eller ikke. Om man skal få utnyttet potensialet med denne typen verktøy, er man avhengig av at alle er tilstede. Det er veldig lett å velge bort verktøy som man ikke må benytte, og derfor er man avhengig av at ledelsen pålegger ansatte å benytte sosiale medier. Først da vil alle kunne se og oppleve hvordan vi kan effektivisere kommunikasjon, og i neste ledd kvalitetssikre prosesser og skape bedre tjenester.

Nils Arne Eggen mente på slutten av nittitallet at e-post ikke var kommunikasjon. Hadde han sosiale medier i tankene?

E-post  er i dag den mest utbredte kommunikasjonskanalen brukt i offentlig sektor. Dette verktøyet revolusjonerte måten å kommunisere på, på midten av 90-tallet. Men det var ikke bare enkelt å implementere denne typen verktøy. Mange organisasjoner både i offentlig og privat sektor nektet å ta i bruk e-post. Man så ikke potensialet for å kommunisere mer effektivt, og i tillegg virket det noe utrygt. Man hadde ikke det fysiske papiret å forholde seg til. Ikke noe håndfast. Det som bare var skrevet på skjerm var ikke like virkelig som det som stod skrevet på papiret. En bestemt mann, en trønder ved navn Nils Arne Eggen, uttalte en gang på slutten av nittitallet at kommunikasjon på e-post egentlig ikke var kommunikasjon. Det var et forsøk på kommunikasjon. Virkelig kommunikasjon skjer ved at en person snakker og andre er tilhørere og potensielle respondenter. Eggens måte å kommunisere på er unik på mange måter. Han snakker til et publikum, og er svært dyktig på å nå frem med et budskap. Dette er i og for seg en effektiv kommunikasjonsform. Det å snakke til et publikum og få en respons. Men slik fungerer ikke en arbeids-hverdag i offentlig sektor. Iallefall ikke hver dag. Ofte har man likevel behov for å nå et publikum. Også internt i organisasjonen. Man har behov for å kommunisere noe til mange og få en respons. E-post løser dette delvis. Men det har sine begrensninger. Dialogen blir oppstykket. Ikke alle kan se responsen om man ikke kommuniserer tilbake til alle. Og hva med alle de som ikke står på mottakerlista? Kanskje har de behov for informasjonen? Kanskje har de noe å bidra med i dialogen? Sannsynligvis kan kunnskapsbasen til hver enkelt styrkes om flere har mulighet til å bidra. Jeg tror  Eggen var noe forut for sin tid, da han så at e-post ikke egentlig var kommunikasjon. Jeg har mine tvil om at han hadde sosiale medier i tankene da han uttalte dette, men jeg ser helt klart at mannen hadde et poeng. Det har han som regel alltid.

Å kommunisere på en felles plattform som sosiale medier åpner for, innebærer en like stor revolusjon som e-posten i sin tid var. Det skaper en mer effektiv kommunikasjonsmetode. Man når et større publikum og legger mer tilrette for dialog. Man hever kvaliteten og utvider kompetansen til hver enkelt ved å legge tilrette for mer og bedre deling.

E-postens tid er egentlig over. E-posten har ingen fremtid lenger. Nå er det sosiale medier som gjelder. Dette er helt klart et bedre og mer effektivt verktøy for kommunikasjon og deling. Spørsmålet er bare hvor lang tid det tar før kulturen omfavnr det. Her må ledelsen gå i front for å være aktiv om organisasjonen skal være innovativ og nyskapende. IT-sjefen i Trondheim kommune skriver i bloggen sin om hva han ville gjort om han fikk være sol-konge for en dag. En sol-konge er en som bestemmer alt og gjør som han vil. Her beskriver han hvordan man bør innrette seg den nye digitale tidsalderen som vi allerede har gått inn i, blant annet ved å ikke benytte e-post lenger, men sosiale medier.

Vi trenger flere slike ledere, som ikke er redd for å si hva som skal til for å gå fremover. Offentlig sektor bør være i front om vi skal være attraktiv og effektiv. Evne til omstilling er ofte nøkkelen til suksess.

Jeg føler meg ganske ung. Iallefall litt ung. En ung voksen kan man kanskje kalles. Jeg synes ikke det er lenge siden jeg satt i den halvmoderne forelesningssalen på Trondheim Økonomiske Høgskole og lærte hvordan man kunne publisere en webside ved hjelp av veiviseren i Word og en ftp-klient. Dette var måten å nå et publikum. Et marked. Man måtte ha en etablert webside. Dette var en enkel måte å publisere en webside på. En omveg for alle oss som er dyslektiske analfabeter når det kommer til HTML-språket. Den visuelle kvaliteten med Word-veiviseren var dog kanskje ikke fantastisk. Noe under middels og ikke spesielt «mind-blowing.»

Brukergrensesnittet for å skape noe på  «web 1.0,» var relativt høyt. Stikkordet er brukerterskel. Man var avhengig av en såkalt «webmaster» for å få noe som var relativt dugelig å vise til på weben, om man ikke satt inne med ekspert-kompetanse selv. I de siste årene har man sett en formidabel utvikling innenfor dette, som igjen har skapt eller møtt et tiltrengt behov innenfor deling. Man snakker om «delingskultur.» Om den er skapt av dagens digitale utvikling eller om den alltid har vært der som en upløyd mark, er jeg usikker på. Jeg heller mer mot det siste.

Nøkkelen til suksess. Eller det vil si… nøkkelen for å nå et størst mulig marked ligger i brukerterskel. All teknologi som vi ser gjør massiv suksess om dagen, har en utrolig lav brukerterskel. Enten det er snakk iPhone, Android, iPad eller disruptive verktøy på nett. Facebook er et slikt disruptivt verktøy. Først og fremst møter Facebook et behov. Et grunnleggende behov som mennesket innehar for sosialisering. En felles arena eller møteplass. Men dette hadde ikke vært nok i seg selv for suksess. Nøkkelen ligger i enkelheten. Brukerterskelen er så lav at alle kan bruke Facebook. Kombinasjonen av å dekke grunnleggende behov og lav brukerterskel gjør dette til en suksessoppskrift. I kjølvannet kommer også alle andre sosiale medier med mer eller mindre suksess.

Sosiale medier er en arena for de aller fleste. Nettopp dette gjør det så viktig å være representert, om man skal oppnå suksess. Enten det er privat eller offentlig virksomhet. Enten er man med i samfunnet, ellers er man ikke med. I et marked bør man være representert om man skal ha noe å komme med. Er man ikke representert er det alle andre som definerer hva eller hvem man er. I alle fall innenfor markedets rammer.

Men så er det snakk om denne delingskulturen da. I arbeidslivet. I offentlig sektor. Eller privat sektor. Dette har kommet med storm, ikke bare inn i livene våre men også inn i arbeidslivet de siste årene. Ikke alle har tatt det like mye innover seg. Og skal vi være nødt til å ta det innover oss? Skal man dele kompetansen sin med andre? Kunnskap er makt. Så hvorfor da dele sin kunnskap med andre? Hvordan kan man forvente at man selv er like viktig om man bare gir bort sin egen kompetanse til andre? Hva er forskjellen på meg og deg da?

Mange tenker nok slik. Innenfor mange etater er nok dette en etablert kultur. Er det hensiktsmessig at hver og en sitter på sin egen tue og er konge? Går man fremover da? Spørsmålet er nok noe ledende, og det er også meningen. En delingsflyt av kompetanse mellom mennesker kan egentlig bare gi positive resultater om man jobber som en enhet mot et felles mål. Og det må være målet?

Sosiale medier åpner for enklere og mer effektiv deling. Vi har en ny generasjon som spirer opp fra asfalten som en bestemt løvetann som bryter seg gjennom muren av etablert asfalt. Mer åpenhet og tilgjengelighet mot et åpent marked skaper bedre og mer effektive tjenester. Internt skaper økt deling en flyt av kunnskap som vil bidra til økt utvikling og mer effektive måter å kommunisere og arbeide på. Jeg tror at delingskulturen som spirer frem ved hjelp av sosiale medier vil bli etablert praksis før eller siden uansett. Spørsmålet er bare om man ønsker å være i front av denne utviklingen eller om man lar kulturen bremse, slik at  man spøler i startgropen.

I likhet med 100 millioner andre, så jeg Youtube-hiten Kony 2012. Riktignok fordi jeg måtte, da jeg skal skrive dette blogginnlegget som er en av flere obligatoriske blogg-oppgaver knyttet til faget eGovernement på NTNU. På tross av at jeg gjennom oppgaveteksten ble advart mot en diskutabel sannhetsgehalt i filmen, innrømmer jeg at jeg ble en smule bergtatt og tenkte at; ja! Her må noe gjøres!

I filmen forteller Jason Russel historien om krigsforbryteren Joseph Kony, som i en årrekke har terrorisert befolkningen i Uganda. Filmen oppfordrer til et kollektivt initiativ som til sammen skal tvinge politikere til å sette fokus på å få fjernet geriljalederen. Det å benytte sosiale medier for å spre budskapet har i dette tilfellet vært svært effektivt.

Nå er det likevel slik at nettet sensurerer seg selv. Og etter å fordypet meg litt mer i materialet som ligger ute på diverse sosiale medier, kommer forståelsen av et noe mer nyansert bilde.

Men nå er det altså ikke sannhetsgehalten som står på dagsordenen. Videoen, publisert av veldedighetsorganisasjonen Invisible children, er sett 100 millioner ganger på Youtube eller andre sosiale medier. Dette er seertall som mange andre Hollywood storfilmer bare kan drømme om. Det er helt klart at videoen motiverer til engasjement for saken, og i så måte tvinger politikere på banen. Videoen oppfordrer deg til å dele budskapet på sosiale medier, og nettopp dette er nøkkelen til suksess. Videoen promoteres av sitt eget budskap uten kostnadskrevende elementer, annet enn å spille på samvittighet og nettverkseffekter. En slike effekt illustrerer hvordan styrken er blandt folket, og sosiale medier på Internett åpner for svært effektiv utnyttelse av makt. Politikere og ledere i et demokrati er fullstendig avhengig av å være oppdaterte på sosiale medier. Man kan si at makten som ligger hos folket har aldri vært større både kommersielt og politisk. Og den skal bli enda sterkere. På godt og vondt.

Men hvordan skal man utnytte denne makten på riktig måte? Internettet åpner for at alle har en stemme og alle som vil, kan bli hørt. Man trenger ikke lenger en egen tv-kanal for å kommunisere levende bilder ut til et publikum. På Facebook ser vi stadig kampanjer for mer eller mindre sympatiske ønsker og planer om prosjekt og tiltak. Noen prosjekter ser vi lykkes, nettopp på grunn av Facebook og mengden av engasjerte mennesker som slutter seg til ideen.

Det er helt klart at sosiale medier åpner for at folket kan sette ting på dagsordenen. Politisk er det kanskje ikke politikerne som kan fortelle folket hva som er viktig lenger. Men omvendt. Og det er jo slik et demokrati skal fungere. Men med makt kommer også ansvar.

Mange digitale tjenester i den såkalte nettskyen, kan forbedre og effektivisere mye av arbeidet som i dag foregår med bruk av dårligere eksisterende løsninger i offentlig sektor. Narvik kommune så dette, og lanserte i fjor Google Apps som plattform for e-post, kalender og tilhørende gruppevare. Datatilsynet blir gjort oppmerksom på dette etter klage fra en av kommunens innbyggere. En privatperson. Vedkommende frykter for håndteringen av personopplysninger til kommunens innbyggere, folkevalgte, ansatte og samhandlingspartnere. Et sentralt punkt i slike saker er hvorvidt Datatilsynet kan utøve den makten og tilsynsmyndigheten de er pålagt. Det krever blant annet oversikt over hvor dataene er lagret. Google nekter imidlertid å oppgi hvor server parken er lokalisert eller i hvilke land dataene er lokalisert. Eneste som er sikkert er at selskapet ikke har datasentre i Norge.

I etterkant går eksperter ut og advarer norske kommuner mot bruk av digitale tjenester i nettskyen. Dette da det kan være i strid med norsk lov. Ifølge norsk og europeisk personvernlovgivning er det kunden som skal bestemme vilkårene for leverandørers behandling av data, inkludert det å stille krav til sikkerheten. I IT-nettavisen Digi, stiller statsviter og forsker Tommy Tranvik følgende spørsmål:

– Hvordan skal kunden kunne bestemme vilkårene i møte med gigantene? Spesielt når det dreier seg om standardiserte volumtjenester og hvor avtalevilkårene også er standardiserte? 

Ekspertrådene dreier seg altså ikke om hva som er den beste løsningen for sektoren, men hvordan dette passer inn i norsk lovgivning. At Datatilsynet ikke kan godta Google sitt system er vel i utgangspunktet udiskutabelt. Dette da det helt klart går mot lovgivningen. Men på mange måter står dette og faller på sin egen urimelighet likevel. Googles retningslinjer for personvern innebærer svært høy sikkerhet. Sannsynligvis innebærer dette større sikkerhet enn hva alle kommuner i Norge kan tilby i forhold til tilsvarende systemer. Bare nettopp det at server-parkenes lokalisering er hemmelig, innebærer en større trygghet i seg selv enn det som gjelder server-parkene til eksempelvis kommuner. Likevel var det nettopp dette som felte avtalen mellom Narvik kommune og Google.

Statsministeren oppfordrer til digitalt førstevalg. Helt klart en god intensjon og oppfordring. Men om lovgivningen ikke spiller på lag og ikke er oppdatert i forhold til den digitale fremgangen og utviklingen tidsnok, risikerer vi å spøle i startgropen.

Økonomitjenesten

Økonomitjenesten er en intern tjeneste i Trondheim kommune som skal være rådgivende, veiledende og støttende i forhold til økonomirelaterte saksområder for andre kommunale enheter eller rådmannen. Derfor behandler vi daglig mange henvendelser fra eksterne kommunale enheter som eksempelvis skoler og barnehager. De ansatte er organisert i team i størrelsesordenen 2-4 stk. Gruppen som undertegnede jobber innenfor,  forvalter skolebudsjettet. Gruppen består av 2 stykker. Det er 52 kommunale grunnskoler, 3 skoleinstitusjoner, i tillegg til noen private skoler å håndtere. Dette vil si at det til tider brukes svært mye tid på å håndtere henvendelser. Ofte er det like problemstillinger som kommer opp. Dette vil i praksis si, at rådgiverne svarer på de samme spørsmålene mange ganger, og gjør i så måte mye dobbeltarbeid. Dette er selvfølgelig tidkrevende og ugunstig bruk av ressurser.

Dette må da kunne effektiviseres?

En forutsetning for at innføring av digitale hjelpemidler skal være en suksess, er at det har et relativt brukervennlig grensesnitt. I Norge har Facebook 2,6 millioner brukere (Synlighet.no). Noe av grunnlaget for Facebooks suksess kan skrives ned til det enkle brukergrensesnittet. Til og med bestemor kan bruke Facebook! I tillegg er det sannsynlig at svært mange enhetsledere i Trondheim kommune er brukere av  Facebook. Iallefall om de er interesserte i å henge med den digitale utviklingen. Det vil si at om Facebook innføres som et digitalt virkemiddel i arbeidshverdagen ved Økonomitjenesten, vil dette sannsynligvis møte svært liten motstand. Man kan si at man får mye gratis fra at verktøyet allerede er innlært hos tjenesteområdene. Å kommunisere via dette digitale og etablerte verktøyet, innebærer ingen økt grensekostnad. Det vil si, tjenesten er kostnadsfri. Men vil etter all sannsynlighet effektivisere mye av dobbeltarbeid ved Økonomitjenesten (og sannsynligvis andre enheter også) knyttet til henvendelser. Trondheim kommune er selvfølgelig allerede på Facebook, men det er fremdeles et stykke å gå i forhold til å benytte verktøyet på enhetsnivå. I utgangspunktet kunne man opprettet en egen side for hvert team på Økonomitjenesten. Her vil enheter kunne stille spørsmål, og eksempelvis skolegruppa svare direkte på «veggen.» Sannsynligvis vil flere lure på det samme, og se svaret uten å behøve å bruke ekstra ressurser selv eller av rådgiverne ved Økonomitjenesten. Kanskje kan det aktuelle spørsmålet være en problemstilling som ikke var påtenkt av andre. I så måte vil man også unngå potensielle feil eller misforståelser.

Prosessmodellering

For å illustrere effektivisering av arbeidsoppgaver knyttet til behandling av henvendelser fra enheter, har jeg valgt å skissere et scenario på to forskjellige måter ved hjelp av prosessmodellering. Det ene modellen viser et scenario hvor Facebook ikke benyttes som verktøy. Det vil si, kommunikasjon foregår med mye manuelt arbeid, likt det ofte gjøres i dag. Den andre modellen beskriver et mulig scenario ved bruk av Facebook.

Siste modell viser veldig høy grad av effektivisering ved å ta i bruk verktøy som Facebook. Det finnes selvfølgelig mange andre verktøy som kan benyttes på tilsvarende måte. Eksempelvis programmet Yammer. Dette er allerede tatt i bruk i relativt utvidet grad i deler av kommunen, og effektiviserer på mange måter mye av kommunikasjonen. Likevel mener jeg at potensialet for suksess ved innføring av nytt kommunikasjonsverktøy ved Økonomitjenesten ligger i bruk av Facebook. Dette da det er et verktøy som allerede er i bruk av mange av «kundene.» Men man må være klar på at man kun tar i bruk et av verktøyene til den nevnte kommunikasjonen. Benytter man flere like verktøy til å kommunisere lik informasjon, vil dette skape en negativ effekt i form av forvirring og misforståelser. Om man vil nå flest mulig, bør man snakke direkte til «kundene.» Og det gjør man best ved å benytte verktøy for kommunikasjon som de allerede kan.

Det er liten tvil om at en løsning på Facebook ville vært effektiviserende. Dog er det svært aktuelt at mye av den informasjonen som kommuniseres, kan være noe sensitiv. Selv om det i utgangspunktet er offentlig informasjon som kommuniseres, kan man risikere at det skjer menneskelige feil i forhold til at endel informasjon ikke bør kommuniseres slik at den er tilgjengelig i det offentlige rom. Spørsmålet er om det eksisterer nok ressurser til å følge opp at nettopp dette ikke skjer. Media vil sannsynligvis følge opp en slik Facebook-side også. Det kan risikeres at media fisker opp informasjon som kanskje ikke er helt hensiktsmessig at kommer ut. Vi ser ofte eksempler på at media publiserer informasjon hentet fra sosiale medier. Om mange mennesker kommuniserer innenfor en offentlig sosial kanal, er faren stor for at det før eller siden skjer et feilskjær. I så måte kan man si at Yammer, som er mer en lukket kanal, kan fungere bedre i forhold til sikkerhetsmessige hensyn. Selv om det kanskje ikke er den mest effektive løsningen.

Er dette spørsmål om kost/nytte, eller er det andre faktorer som spiller inn? Mange mulige scenarioer kan forekomme, og la oss nå si følgende. Hva om en enhetsleder stiller spørsmål om han har fått ressurser i budsjettet til dekning av et bestemt forsterhjemsplassert barn. Vedkommende navngir barnet på Facebook. Nå er sensitiv informasjon kommet ut i det offentlige rommet, og dette kan i verste fall være kritisk. Mange andre og lignende scenarioer kan  forekomme. Men om dette kan skje her, er det ikke naturlig at det kan forekomme uansett via sosiale medier? Skal vi alltid ta høyde for det verste, og i så måte bidra til å trenere den digitale utviklingen? Eller skal vi bruke verktøy som er tilgjengelige og helt klart effektiviserer vår arbeidshverdag? Jeg er helt klart tilhenger av det siste. Man må kunne stole på at de fleste er relativt oppegående mennesker, og er i stand til å sensurere seg selv. Og skulle ugunstige enkelttilfeller dukke opp, får man satse på at sensuren blant majoriteten er god nok til at eventuell uheldig informasjon fjernes raskt, og vedkommende som publiserte informasjonen får en kjapp lærdom i Tenk-Trykk-Tal. Denne lærdommen har vel samtlige vernepliktige som har operert et samband i militæret fått innprentet.

Stemmningsrapport under!

Frustrasjonen var stor, svetten silte fra pannen. Fra ryggen kjente jeg svettedråpene trille nedover som en stille fjellbekk. Men dette var ikke en avkjølende, forfriskende og våryr fjellbekk. Kontrasten til naturopplevelser var påtrengende. Se for deg følgende situasjon. Du er nylig tilsatt som vikar i kommunen. Du skal overta budsjettforvaltningsansvaret for grunnskolebudsjettet i størrelsesordenen 1,3 milliarder. Budsjettet tildeles skolene etter en særdeles innfløkt kriteriemodell. Vedkommende som skal lære deg denne jobben, har bestemt seg for at du skal lære alt på en uke, for hun skal nemlig slutte i jobben. Pensum skal presses gjennom på en uke, og hun legger strenge føringer for at her skal det noteres, fordi «du kommer aldri til å huske dette.» Et rimelig bra utgangspunkt for læring…

Dette var altså ikke en drømmesituasjon for en uerfaren, nyutdannet kar på 26. Om du i tillegg legger til at jeg er en (i likhet med mange andre) som har svært lite utbytte av slike monologiske forelesnings-sesjoner, føltes situasjonen rimelig panisk. Men jeg noterte det jeg var mann om. Selv om jeg ikke skjønte stort mer av det jeg skrev enn at det var ord satt i sammenheng med hensikt å beskrive noe. Uken gikk selvfølgelig så alt for fort. Den pedagogiske foreleseren følte hun hadde gjort «jobben» sin, mens jeg satt igjen som et relativt stort spørsmålstegn. Mandags morgen kom, og jeg begynte etterhvert å bla i notatene mine. Disse kunne selvfølgelig likegodt være skrevet på arabisk. For meg var det like ubrukelig som foregående uke.

Utbyttet jeg hadde av denne typen «undervisning» var marginal. Nå var dette satt litt på spissen, men denne typen undervisningsopplegg som ble gjennomført er ikke fjern fra hva vi ser i mange kurs innenfor høyere utdanning på universiteter og høyskoler i dag.

En av nyskapningene innenfor det digitale nettsamfunnet i dag, er såkalte MOOC eller MassivelyOpenOnlineClasses. I prinsippet dreier dette seg om at forelesninger og kursmateriale legges ut på nett, tilgjengelig for alle. «Kursdeltakere» kobles sammen i nettverk, og har i tillegg muligheter til å lære av hverandre i forbindelse med blogging og kommentarer. Dette er en form for kunnskapsdeling og undervisning som professor Arne Krokan stiller følgende spørsmål til: Hvorfor er ikke alle kurs i høyere utdanning i Norge tilgjengelige på denne måten?

Hva er det som hindrer endringer i retning av MOOC? Forelesning som undervisningsform har dominert universiteter i 600 år. Og egentlig, i den store sammenheng, har det skjedd en svært liten utvikling innenfor faget. Nå er det på agendaen for flere svært anerkjente professorer og forelesere på verdensbasis, at denne typen undervisning kanskje ikke er den beste likevel. Med større involvering fra studenter i form av utnyttelse av digitale delingstjenester, og deling av forelesninger og materiale på nett, kan det høstes store gevinster i form av økt læringsutbytte blandt studenter. Og dette må jo være målet.

Det å utfordre det tradisjonelle utdanningssystemet i Norge oppleves som svært vannskelig, i følge professor Krokan. Det er nok naturlig at en omveltning av tradisjonell undervisningsform og holdningsendring blandt professorer og forelesere i Norge, ikke er gjort i en håndvending. Har noe fungert i 600 år, er det kanskje ikke like enkelt å si at «nå skal vi gjøre det annerledes…»

Mye av denne skepsisen til bruk av digitale verktøy innenfor undervisning, dreier seg om kompetanse, eller mangel på sådan. De fleste mennesker har en naturlig skepsis til ting de ikke kan eller ikke har interesse for. Derfor kan man se en tendens til trenering av utviklingen. Den digitale utviklingen har gjort sitt inntog på de fleste områder. Og vi er nok kun i startfasen. Selv om den på mange områder virker både revolusjonerende og banebrytende allerede. Det er helt klart kun et spørsmål om tid, før vi ser en økning av alternative læringsarenaer på nett på samme måte som MOOC. Men om vi ser at alle kurs i høyere utdanning i Norge blir tilgjengelige på denne måten i løpet av de neste ti årene, har jeg svært liten tro på. Til dette er nok mange av de som underviser for satt. I tillegg har nok fortsatt mange forelesere troen på at den virkelige formingen av vitebegjærlige sinn, kun skjer innenfor forelesningssalens fire vegger etter tradisjonelle metoder. Mye dreier seg også kanskje om styring og kontroll. En «flytende» løsning på nett, virker nok for mange for ukontrollerbart. Eksamensresultater gjenspeiler ofte forelesers pedagogiske evner og faglige kunnskap. Det å risikere dette, og «gamble» med å gå bort fra tradisjonelle og relativt fungerende metoder kan virke for risikabelt for mange.

Et annet element kan være at forelesere ikke ønsker å dele sine pedagogiske metoder med omverdenen. Å legge ut forelesninger på nett innebærer en viss form for eksponering, og kanskje er ikke alle like interessert i dette.

Svært mange forelesere har også økonomiske egeninteresser i form av boksalg og salg av annet egenprodusert pensummateriale. Da er det naturlig nok motstand mot en slik digital delingskultur. I så måte har nok dette store likhetstrekk med den bedrøvelige e-bok satsningen som for tiden skjer i Norge.

Det må nok en radikal holdnings- og kulturendring til før vi ser alle kurs innenfor høyere utdanning i Norge publiseres etter samme prinsipper som MOOC. Det må nok iallefall et generasjonsskifte til før i ser konturene av en slik omstilling. Om vi da ikke får noe konkrete og slagkraftige forskningsresultater på at denne typen undervisning er bedre enn den tradisjonelle. Slike resultater vil jo ikke foreligge uansett før det har gått mange år.

Professor Arne Krokan blogger her om dagens utvikling av utdanningssystemer og læringsmetodikk. Morgendagens læringsformer utfordrer mange utdanningsinstitusjoner i forhold til hva som er etablert praksis. Den teknologiske utviklingen har åpnet for svært mange muligheter for å lære mer effektivt. Arne Krokan skriver følgende i en kommentar: «Universitetet er snart det eneste stedet der du blir vurdert bare ut fra individuelle prestasjoner, mens stadig flere bedrifter er like opptatt av hvilke evner du har til å samarbeide med andre. Hva skal til for å endre læreprosesser i høyere utdanning?»

En duggfrisk høstdag i oktober 2011 skulle jeg på min første forelesning i faget Organisasjon og endring. Forelesningen skulle finne sted på tradisjonsrike Gløshaugen. Ikke nok med det, seansen skulle skje i det gamle og ærverdige Hovedbygget. Hovedbygget som troner og skuer stolt utover Trondheim by. En viss form for ærefrykt fylte meg i det jeg åpnet den store porten som skulle føre meg inn i kunnskapens vugge. Et fantastisk skue møtte meg da jeg trådte inn i det verdige bygget. Arkitekturirsk fremragende og på mange måter… litt gammelt. Men vakkert. Om disse veggene kunne prate, tenkte jeg, i det jeg lette meg fram til forelesningssalen som læringen skulle finne sted i. Dette blir kunnskapsformidling på høyt nivå, reflekterte jeg, i det jeg dro opp laptopen fra sekken og strekte på fingrene, før jeg klargjorde Evernote og Dropbox for påfyll av viten og kunnskap. Spent drakk jeg en skvett kaffe, og gledet meg undrende til å se hvilke finurlige verktøy, presentasjonsmetoder og læringsteknikker forleseren kom til å benytte i sitt forsøk på å lære og forme disse vitebegjærlige sinnene som satt forventningsfulle i salen. Døren gikk opp, og inn kom det en lett grålig professor med et smittende og lystig smil. Han begynte å prate om struktur og kultur, pratet løssluppent med tilhørerne, lyttet og responderte. Stort sett en relativt ordinær og tradisjonell undervisningsmetode, dog noe mer underholdende på grunn av professorens noe karismatiske og litt pussige personlighet. Så kom det til at professoren skulle vise noe på skjerm! Nå kommer det, tenkte jeg. Hvilke finurlige verktøy har han benyttet for å presentere stoffet sitt? Hvilke tekniske visuelle hjelpemidler skal vi nå få fryde øynene våre med? Joda…. jeg måtte gni meg i øynene og blunke flere ganger før jeg trodde det jeg så. Det knirket i hjulene, i det han trillet den frem… En overhead!  Aiaiai! For en fest! Jeg satt i kunnskapens vugge. Det ypperste av det ypperste innen kunnskapsdeling på landsbasis, Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet i 2011. Og foreleseren benytter samme verktøy i sin formidling av budskapet som barneskolelærerinnen min benyttet i 1987.

Overheaden er kommet for å bli på NTNU

Nå skal det sies at Organisasjon og endrings-kurset i seg selv ikke var et dårlig kurs og at det er litt tatt ut av sammenheng, men dette kan på mange måter beskrive metaforisk hvor problematisk det kan være å forsøke å endre satte rutiner blant forelesere og professorer som har faglig høy kompetanse og utdanning. Dette er gjerne forelesere med lang fartstid og etablerte arbeidsmetoder, som har sin måte å gjøre ting på. Hva med å handle nytt og innovativt og ta sjansen på å gå litt bort fra den tradisjonelle undervisnings-formen, og heller fokusere på deling av kunnskap? Ikke bare mellom lærer og elev, men i enda høyere grad elev – elev. Her kan det nok ligge et stort potensiale.

Det å kunne utnytte det elektroniske delingssamfunnets ressurser og muligheter i større grad innenfor undervisning, er på mange måter å tenke annerledes. Dette sett i forhold til hvordan de de fleste undervisningsformer er rundt omkring på universiteter i dag. Deling er på mange måter framtiden. Dette er framtiden i det kommersielle markedet, og da bør det selvfølgelig være en del av forberedelsen til arbeidslivet også.

I denne artikkelen fra Aftenposten står det at nyere forskning viser at bare 10% får med seg stoffet under tradisjonelle forelesninger. Mye av dette dreier seg om den pedagogiske fremstillings evnen til forelesere. Selv om man er meget høyt utdannet og dyktig i faget, innebærer det ikke at man har har de riktige evnene til å formidle budskapet.  Det hjelper ikke hvor godt man kan det man foreleser, om man ikke snakker til tilhørerne. Men dette er selvfølgelig ikke årsaken alene. Mye av dette dreier seg om hvordan hjernen er istand til å ta imot informasjon over tid ved den tradisjonsrike monolog-undervisningen. Bare ved å jobbe regelmessig og lenge med stoff, kan man virkelig lære seg faget. Målet må være høyest mulig læringsutbytte, ikke størst mulig anerkjennelse for foreleser.

Forskning tilsier at praksis er den beste læringsformen. Kombinerer man dette med deling av kunnskap på tvers blant studenter i høyere grad, kan man ha en oppskrift som fungerer bedre enn det vi ser i dagens universiteter og høyskoler.

Kanskje har Arne Krokan et poeng når han problematiserer det å utfordre tradisjonelle læringsmetoder innen høyere utdanning.